Vereenvoudigde rittenadministratie voor bestelauto’s

Als een werkgever een werknemer een bestelauto ter beschikking
stelt, mag de werkgever de loonbijtelling voor het privégebruik
van de bestelauto achterwege laten, als de werknemer kan bewijzen
dat hij op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt.
Als vormen van aanvaardbaar bewijs fungeren een sluitende
kilometeradministratie/rittenadministratie, een schriftelijke
afspraak tussen werkgever en werknemer in de vorm van een ‘verbod
privégebruik bestelauto’ of een ‘verklaring geen privégebruik’ van
de werknemer. Een werknemer kan laatstgenoemde verklaring
aanvragen bij de belastinginspecteur.

Een werknemer kan met een rittenregistratie bewijzen dat hij op
kalenderjaarbasis maximaal 500 privékilometers rijdt. In de
rittenregistratie moet hij elke zakelijke rit en elke privérit
registreren. Als de werknemer door de aard van de werkzaamheden
(vaak) veel ritten op een dag heeft, kan het bijhouden van een
rittenregistratie een grote (administratieve en financiële) last
zijn voor de werkgever en de werknemer, omdat de werknemer de
zakelijke ritten tijdens werktijd bijhoudt.
 
De belastingdienst heeft met diverse (ondernemings)organisaties
onlangs een akkoord gesloten over de vereenvoudigde
rittenregistratie. Werknemers kunnen voor bestelauto’s in bepaalde
gevallen volstaan met een vereenvoudigde rittenregistratie.
Uitgangspunt is dat de rittenregistratie verplicht blijft, maar
dat de werknemer niet meer alle ritinformatie op het
registratieformulier hoeft te vermelden, zolang de informatie
(zakelijke adressen) maar uit de administratie van het bedrijf kan
worden gehaald. Daarbij geldt wel als voorwaarde dat de werkgever
schriftelijk met de werknemer heeft afgesproken dat:

de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt,
privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan,
de werkgever de zakelijke adressen in zijn (project)administratie
heeft.

Via de website van de belastingdienst is een voorbeeldafspraak
tussen de werkgever en de werknemer over vereenvoudigde
rittenregistraties voor bestelauto’s te downloaden. De werkgever
kan ook een eigen (afwijkende) afspraak maken met de werknemer
over de vereenvoudigde rittenregistratie. Deze afspraak moet de
werkgever vervolgens ter goedkeuring aan de belastingdienst
voorleggen en de werkgever moet daarbij duidelijk aangeven waar de
afspraak afwijkt van de voorbeeldafspraak.
 
In de vereenvoudigde rittenregistratie moet de werknemer het
volgende opnemen:
Gegevens van de bestelauto:
het merk,
het type,
het kenteken.

Gegevens per dag:
de datum,
de werktijd,
de begin- en eindkilometerstand (begin en einde werktijd),
een verwijzing naar de zakelijke adressen in de
(project)administratie van de werkgever als de volgorde waarin de
werknemer deze adressen heeft bezocht, in de
(project)administratie ontbreekt.

Maakt de werknemer een privérit, dan moet hij ook de volgende
gegevens in de vereenvoudigde rittenregistratie vermelden:
de datum,
de begin- en eindkilometerstand van de privérit,
het vertrek- en aankomstadres.

De werknemer hoeft in de vereenvoudigde rittenregistratie geen
zakelijke ritten te vermelden. Immers in de (project)administratie
van de werkgever zijn de zakelijke adressen die de werknemer heeft
bezocht, al aanwezig.
 
Bron: Belastingdienst, 4 februari 2009