De auto van de zaak
Kent u alle regels?
Het lijkt altijd zo leuk, een auto van de zaak. Natuurlijk is het ook praktisch en voor veel werknemers is het een uitkomst. Let er alleen wel op of u de regels goed hanteert. Met name als u of uw medewerker geen bijtelling betaalt en de auto dus alleen zakelijk rijdt. Wij vertellen u waar u op moet letten en wat nu eigenlijk de regels zijn. Doet u dit niet, dan kunt u rekenen op een fikse boete. Dit kan oplopen tot 4.920 euro boete en de naheffing van de loonbelasting. Daarnaast kan er ook een vergrijpboete worden opgelegd. Dit gebeurt als de bijtelling van het privégebruik van de auto door opzet of grove schuld niet wordt verloond. De boetes hiervoor zijn behoorlijk: 40 procent van de nageheven belasting bij grove schuld en 80 procent van de nageheven belasting indien het om opzet gaat. De belastingdienst weet dat er veel misbruik wordt gemaakt. Ze schatten dat van de 250.000 automobilisten die geen privé kilometers rijden zeker 16% (40.000) misbruik maakt van de regeling (bron belastingbelangen).
Nu denkt u misschien als werkgever dat uw medewerker hiervoor aansprakelijk is, hij rijdt immers in de auto. Dit is niet het geval. De werkgever is verantwoordelijk voor wat er met de auto gebeurt. Indien u weet dat de medewerker zich niet aan de afspraken houdt, bent u zelfs verplicht om dit te melden bij de belastingdienst. Let er daarom op dat u goede controles uitvoert op de rittenregistratie en maak goede afspraken met uw medewerker. Sluit een verklaring van geen privégebruik met uw werknemer af. Dit geldt als een vrijwaring voor de werkgever. Ook hier zijn voorwaarden aan verbonden. Indien u als werkgever op de hoogte was van te veel kilometerverbruik bent u uiteindelijk nog steeds verantwoordelijk en kan de boete alsnog bij u terecht komen.
Eisen
Hoe kunt u ervoor zorgen dat zowel u als uw werknemer niet in de problemen komen? Laat de werknemer een goede rittenregistratie bijhouden. Indien dit het geval is en de werknemer niet meer dan 500 privékilometers per jaar maakt, is er niets aan de hand.
Wat is nu een goede rittenregistratie? Waar moet deze aan voldoen?
De automobilist moet zelf aantonen dat er minder dan 500 km privé mee gereden is in een kalenderjaar. Het gaat bij een rittenregistratie altijd om een volledig kalenderjaar.
Een rittenregistratie moet aan de volgende eisen voldoen:
- merk, type en kenteken van de auto
- periode van de ter beschikkingstelling van de auto
- per rit dient genoteerd te worden:
- de datum
- kilometerstand bij vertrek en aankomst
- beginadres en eindadres
- indien je een niet standaard route hebt gereden, de exacte route
- doel van de rit
Laat de werknemer na elke rit bijhouden wat hij of zij gereden heeft. Dit scheelt achteraf een hoop gepuzzel. Tegenwoordig zijn er veel controlemogelijkheden vanuit de belastingdienst, denkt u maar eens aan boetes, parkeerbonnen, garage nota’s of tankbonnen. Dit zal in de toekomst alleen maar meer gaan worden.
Er zijn hulpmiddelen om de rittenregistratie te vergemakkelijken, bijvoorbeeld een blackboxsysteem. Dit is slechts een hulpmiddel en is niet voldoende voor een rittenregistratie, het maakt de rittenregistratie wel aanzienlijk makkelijker.
De rittenregistratie is voor een volledig kalenderjaar, ongeacht of er een nieuwe auto wordt aangeschaft of niet. Halverwege het jaar wisselen van fiscale bijtelling naar privégebruik of vice versa is niet mogelijk. U moet bij uw werknemer gewoon de verloning doorvoeren of de fiscale bijtelling over de afgelopen periode berekenen. Let wel op dat als uw medewerker een nieuwe auto krijgt, er altijd een nieuwe verklaring van geen privégebruik aanwezig moet zijn. Als deze niet getekend aanwezig is, zal de werkgever de bijtelling van de auto moeten verlonen.
Vragen?
Mocht u toch nog vragen hebben hierover, neem dan contact met ons op en wij helpen u graag verder. Wij zijn te bereiken op 0224 297 444. Wilt u op de hoogte blijven van onze blogs en tips volg ons dan op Facebook (https://www.facebook.com/GpAccountants) en op Twitter (https://twitter.com/gpaccountants)
Nu denkt u misschien als werkgever dat uw medewerker hiervoor aansprakelijk is, hij rijdt immers in de auto. Dit is niet het geval. De werkgever is verantwoordelijk voor wat er met de auto gebeurt. Indien u weet dat de medewerker zich niet aan de afspraken houdt, bent u zelfs verplicht om dit te melden bij de belastingdienst. Let er daarom op dat u goede controles uitvoert op de rittenregistratie en maak goede afspraken met uw medewerker. Sluit een verklaring van geen privégebruik met uw werknemer af. Dit geldt als een vrijwaring voor de werkgever. Ook hier zijn voorwaarden aan verbonden. Indien u als werkgever op de hoogte was van te veel kilometerverbruik bent u uiteindelijk nog steeds verantwoordelijk en kan de boete alsnog bij u terecht komen.
Eisen
Hoe kunt u ervoor zorgen dat zowel u als uw werknemer niet in de problemen komen? Laat de werknemer een goede rittenregistratie bijhouden. Indien dit het geval is en de werknemer niet meer dan 500 privékilometers per jaar maakt, is er niets aan de hand.
Wat is nu een goede rittenregistratie? Waar moet deze aan voldoen?
De automobilist moet zelf aantonen dat er minder dan 500 km privé mee gereden is in een kalenderjaar. Het gaat bij een rittenregistratie altijd om een volledig kalenderjaar.
Een rittenregistratie moet aan de volgende eisen voldoen:
- merk, type en kenteken van de auto
- periode van de ter beschikkingstelling van de auto
- per rit dient genoteerd te worden:
- de datum
- kilometerstand bij vertrek en aankomst
- beginadres en eindadres
- indien je een niet standaard route hebt gereden, de exacte route
- doel van de rit
Laat de werknemer na elke rit bijhouden wat hij of zij gereden heeft. Dit scheelt achteraf een hoop gepuzzel. Tegenwoordig zijn er veel controlemogelijkheden vanuit de belastingdienst, denkt u maar eens aan boetes, parkeerbonnen, garage nota’s of tankbonnen. Dit zal in de toekomst alleen maar meer gaan worden.
Er zijn hulpmiddelen om de rittenregistratie te vergemakkelijken, bijvoorbeeld een blackboxsysteem. Dit is slechts een hulpmiddel en is niet voldoende voor een rittenregistratie, het maakt de rittenregistratie wel aanzienlijk makkelijker.
De rittenregistratie is voor een volledig kalenderjaar, ongeacht of er een nieuwe auto wordt aangeschaft of niet. Halverwege het jaar wisselen van fiscale bijtelling naar privégebruik of vice versa is niet mogelijk. U moet bij uw werknemer gewoon de verloning doorvoeren of de fiscale bijtelling over de afgelopen periode berekenen. Let wel op dat als uw medewerker een nieuwe auto krijgt, er altijd een nieuwe verklaring van geen privégebruik aanwezig moet zijn. Als deze niet getekend aanwezig is, zal de werkgever de bijtelling van de auto moeten verlonen.
Vragen?
Mocht u toch nog vragen hebben hierover, neem dan contact met ons op en wij helpen u graag verder. Wij zijn te bereiken op 0224 297 444. Wilt u op de hoogte blijven van onze blogs en tips volg ons dan op Facebook (https://www.facebook.com/GpAccountants) en op Twitter (https://twitter.com/gpaccountants)
Auto G&P Accountants
Auto G&P Accountants